Положение понятие документа

Рассмотрим понятие, назначение, структуру и особенности устава, положения и регламента предприятия, учреждения, организации. Положение это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, организацию работы учреждений, структурных подразделений, служб. Непременным условием процесса документирования является кодирование информации Кодирование информации это специально выработанная система приемов правил фиксирования информации. Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается пространстве и времени. Код, знак и язык позволяют передавать информацию символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компактдиск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц По содержанию документы делятся на научнотехнические статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания, правовые постановления, указы, договоры и др, управленческие приказы, директивы.

положение понятие документа

С научной точки зрения, документ это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека. В русский язык слово документ пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства Затем появляются термины деловая бумага, служебный документ, акт и подчеркивается значение документа управлении Выделяются счетные документы, исторические документы. Положение правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия целом и его структурных подразделений. Документ оформляют на бланке предприятия Подписывает его заместитель руководителя предприятия Согласовывают его с главным бухгалтером Утверждает директор предприятия Все изменения вносят приказом директора. Главное правило документооборота оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное пределах информационной системы движение данных определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших организацию созданных ней за определенный период.

положение понятие документа

Управление делами и общие отделы создаются министерствах и ведомствах, органах государственного управления, администрациях. Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами. В Инструкции находит отражение весь процесс работы с документами, все принятые делопроизводственные процедуры В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов. При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, Название вида документа и Справочные данные об организации Реквизит Справочные данные об организации указывается только письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Инструкция это правовой акт, утверждаемый или издаваемый целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий их структурных подразделений и служб, должностных лиц и граждан Инструкции издаются также целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм докумен тов например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция Например, должностная инструкция Секретаряреферента, Инструкция По делопроизводству Как правило, первый раздел инструкции называется Общие положения В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Правила форма нормативного правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какоголибо рода деятельности, напр П пользования отдельными видами транспорта, П противопожарной безопасности Администрация предприятий и учреждений по согласованию с профсоюзом утверждает П внутреннего трудового распорядка. Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетен ции организации. Приказ правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного при нятия решений целях разрешения основных и опера тивных задач, стоящих перед организацией. Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организа ции или вышестоящей организацией Действие распоря дительного документа может быть приостановлено соот ветствующим компетентным органом. Глава 1 документ Происхождение термина, его история, определение, свойства и функции. Свойства, признаки и функции документа Документ сложный объект, представляющий собой единство информации и материального вещественного носителя Выяснить его сущность это задача, которая решается с помощью системно. Способы и средства записи информации Запись информации это способ фиксирования информации на материальном носителе В настоящее время используют системы записи информации ручную, механич.

Организационные документы уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения Эти документы проходят. Лекция 10 Нормативные акты и государственные стандарты Вопросы 1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне 2 Государственные стандарты на документацию. Информационные связи предприятия Типовая структура предприятия При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином предприятие обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. Лекция 16 Организация работы с документами ограниченного доступа Вопросы 1 Организация работы с документами, которые относятся к государственной тайне 2 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информаци. В данной статье мы подробно остановимся на таком организационноправовом документе, как положение. Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов положениях. Начальнику отдела кадров Ивановой Р А ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.

положение понятие документа

Люди не могут жить без стереотипов стереотипы помогают более быстро оформить мысль через набор стереотипов происходит узнавание жанра, вида информации а через них и более быстрое постижение дела, новой информации Людям целом свойственно тяготение к стереотипам, частности отвлекают, стереотипы помогают опереться на главное, существенное, ключевое Стереотипы нации проявляются и стереотипах текстов, особенно деловых Читая документ, мы первую очередь вникаем его содержание, меньше обращаем внимания на его структуру, на композицию Однако составляя необходимую деловую бумагу, мы обязательно задумываемся над его формой, продумываем композицию, выбираем наиболее совершенные способы выражения содержания. Современные языковые формулы большинстве своем имеют глубокие корни Сложение русского формуляра началось глубокой древности Имманентным свойством русского документа является письмо по образцу, по прецеденту За образец принимался оправдавший себя результатом предыдущий деловой текст Однако, наряду с ориентацией на репродуктивность текста, наиболее творчески мыслящие дьяки формировали, по их мнению, более эффективные тексты выявляли и пытались реализовать через слово новые практические подходы, а иногда стратегические замыслы. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового и продольного штампов формуляра. Допускается словесноцифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 а также оформление даты последовательности год, месяц, день месяца, например 2005.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения. В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справка, используют форму изложения текста, от третьего лица единственного или множественного числа отдел осуществляет функции, состав объединения входят, комиссия установила. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер индекс письма. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий все форматы делятся на три ряда А Ряд А основные бумага, В и С дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги В ряду А 13 классов Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке Наиболее употребительные А4, А5, допускается использование бланков формата А3.

Статистические данные имеют определ енные преимущества перед данными непосредственного наблюдения при условии, случае если измеряется один и тот же параметр Статистический оперативный учет проводится постоянно и позволяет выбирать показатели за лю бые отрезки времени, сравнивать эти показатели с показателями прошлыми и выявлять тем самым тенденцию изменений и. Цикл обучения делится на семестры по 6 месяцев 5 семестров В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы Структура каждого урока такова основные термины, теоретическая часть, нормативная база, контрольные вопросы по теме занятия и практическое задание Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени. Приглашаем к обучению всех желающих и надеемся на активное сотрудничество между преподавателем и учащимися С благодарностью и пониманием примем все ваши пожелания и замечания по тематике и качеству занятий. Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения. В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист. Большинство документов, издаваемых организациях, являются информационносправочными. Докладная записка документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какоголибо вопроса или факта.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их авторсоставитель. Объяснительная записка документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины. Именно таком широком значении применялось слово documentum с самого начала его употребления, например, трудах Цицерона Впоследствии оно приобрело юридический оттенок и стало означать письменное доказательство доказа тельство, почерпнутое из книг, записей, официальных актов. Близкое к этому объяснение происхождения термина доку мент, его трактовки как средства подтверждения и свидетель ства, дал русский исследователь Михаил Александрович Кома ров Он считал, что при обмене сведениями об определенных событиях люди передавали качестве подтверждения предметы вещи с записями об этих событиях, фактах, явлениях Такие предметы стали называть документами и считали, что они вы полняют функции подтверждения и свидетельства.

В трактовке документа Ю Н Столяровым наблюдается так же некоторая неточность Самым широким определением до кумента он считает записанную информацию, но к объему понятия документ таком значении относит огромное ко личество объектов второй природы, то есть искусственных тех, которых материализовалась человеческая мысль Это и парковый ландшафт, и домашнее животное, и любой прибор, инструмент, машина 2 Очевидно, что понятие запись инфор мации трактуется здесь слишком широко Кроме того, по мне нию Ю Н Столярова, этом перечне нет объектов естественной природы, хотя трудно согласиться с тем, что ландшафт и жи вотное это искусственные объекты. В то же время мы знаем, что информация это результат коммуникации Это то, что получает реципиент, и пока он не ознакомится с документом, нельзя сказать, что коммуника ция состоялась, что документ выполнил свое назначение, что нем содержалась информация Где же находится информа. Поскольку документ используется качестве канала передачи информации только социальной коммуникации, то при харак теристике информации, содержащейся документе, применяют прилагательные социальная, нооинформация, семантичес кая или семиотическая информация Семантической назы вают информацию, имеющую определенное значение, смысл для человека, который ее воспринимает Семиотической инфор мацию, передающуюся определенной знаковой форме Эти на звания происходят от терминологии семиотики науки о знако вых системах.

Положение является сложным документом Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией разработчиком Структура текста Положения о подразделении службы обычно включает следующие разделы. На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция документ, котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем Положение это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия целом или его структурных подразделений Положения бывают индивидуальные и типовые Индивидуальные это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных схему организационной структуры управления предприятием Типовые это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений Исполнитель составляет проект положения Положение подписывают руководитель структурного подразделения деятельность которого регламентируется, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

В учредительных документах юридического лица определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, предмет и цели деятельности, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению управленческой деятельности организационным документом. Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной Подразделения погрязают бумагах Отсутствует возможность грамотно планировать работу, к нет четкости доведении организационной документации до сотрудников компании Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний. Государственным стандартом 6 10 587 Унифицированные системы документации. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Заголовок к тексту организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая бланке на месте реквизита 08 Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации например, устав или структурного подразделения например, должностную инструкцию Особенностью организационных документов является то, что они вступают силу только после их утверждения. Организационнометодические документы предназначены для регламентации кадровых процедур организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка. Организационнометодические документы позволяют унифицировать кадровые технологии и значительно облегчают работу руководителей. Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми Особенностью организационных документов является то, них можно вносить изменения и дополнения том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Содержание задания Основы возникновения и развития управленческого документа Понятие документа Классификация документов Особенности возникновения и развития управленческого документа Управленческий документ разные исторические периоды России Современное состояние управленческого документа. Рекомендуемая литература Сокова А Н Делопроизводство 2 2004 Кушнаренко Н Н Документоведение учебник К Знания, 2008. Цель исследования изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

В процессе управления информация, зафиксированная документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно поисковой работы Таким образом, управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

В этот период значительно усложняется система делопроизводства В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований Появились и новые названия документов векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями переписка памяти и отписки заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями В 18 веке частные лица продолжали обращаться государственные учреждения форме челобитных, затем закреплялось новое название прошение Для переписки между военными характерны такие документы, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, ордера, предписания Учет личного состава фиксировался штатах, табелях, списках, ведомостях Ход военных действий отражался дислокациях, диспозициях Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний результат суда отражался приговорах, определениях, выписках из журналов Для бухгалтерского учета вели баланс, таблицы, показывающие состояние хозяйственной деятельности Существенные изменения петровское время претерпевает и форма документов Для многих из них разрабатываются генеральные формуляры образцы, по которым следовало составлять документы В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа Самостоятельным элементом формуляра становится.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, об щественные объединения действуют на основе устава. В формуляробразец положения входят следующие реквизиты наименование министерства, ведомства, наименование организа ции, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наи менование вида документа, место издания, гриф утверждения за головок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании Уставы и положения являются сложными документами Их структура и содержание, как правило, определяются учреждения миразработчиками. Объяснительная записка это документ, поясняющий содержа ние отдельных положений основного документа плана, отчета, про екта и или объясняющий причины какоголибо события, факта, поступка Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы К первой относятся документы, чаще всего сопровож дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель ных положений Они оформляются на общем бланке учреждения Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу какихлибо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников Текст таких записок должен быть убедитель ным, содержать неопровержимые доказательства Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос произведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предприятиям работать без внешних с государственными органами и партнерами и внутренних с подчиненными конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственнохозяйственной деятельности, конкурент ной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия. Зафиксировав отобразив информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чеголибо. Разрабатывается инструкция руководителем подразделения руководителем конкретного участка подразделения. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Докладная записка почти всегда адресована конкретному лицу директору, управляющему В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.

Телефонограмма разновидность телеграммы разница заключается лишь способе передачи и приема текстовой информации, поскольку этом случае нет необходимости услугах третьих организаций, например, почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии. К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию сведения конфиденциально го характера. Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов. Описи дел составляются по установленной форме двух или трех экземплярах При передаче дел из структурного подразделения ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного нее, делается отметка о наличии дела В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных принятых архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих приемпередачу дел, указывается дата При передаче особо ценных дел проверяется количество листов делах. Собственно термин документ происходит от латинского слова documentum, что означает свидетельство, доказательство Современная наука определяет документ как материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов.

Полуофициальными документами являются документы, направляемые, как правило, от имени должностного лица знакомым официальным лицам случаях, связанных с оказанием какоголибо личного одолжения благодарность за приглашение, просьба о содействии, или по вопросам, постановка которых официальном порядке по тем или иным причинам нежелательна Полуофициальные документы не выражают официальную позицию государства или иного субъекта международных отношений, не обладают юридической силой межгосударственных отношениях, однако играют важную роль при установлении и поддержании контактов на международной арене Примером документов такого рода может служить частная дипломатическая переписка полуофициального характера. Документы ограниченного доступа это документы, содержащие конфиденциальную информацию 12 С документами ограниченного доступа устанавливается особый режим работы соответствии с ведомственными инструкциями Пересылка подобных документов осуществляется по каналам фельдъегерскопочтовой или дипкурьерской связи.

Нормативнометодическое обеспечение системы управления персоналом это совокупность документов организационного, организационнометодического, организационнораспорядительного, технического, нормативнотехнического, техникоэкономического и экономического характера, а также нормативносправочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Штатное расписание. Для каждой должности, содержащейся штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы или рабочего места, должности и составленного описания работы рабочего места, должности. Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику.

Трудовой договор контракт соглашение между работодателем и работником, соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие организации правила внутреннего трудового распорядка. Унификация приведение чеголибо к единой системе, форме, единообразию 2 Значит, процессе унификации должно проводится рациональное сокращение элементов исходного множества объектов например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов Помимо этого унификация приводит к установлению оптимального единообразия любой области деятельности, том числе и документировании Управленческие документы, используемые самых различных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно Это позволяет включать документы единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению. В любой классификации важно основание признак или признаки, соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы. В последнее время при определении понятия документ подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку том же Госстандарте реквизит определяется как обязательный элемент оформления официального документа Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, мысленного разграничения и временного выделения какихлибо отдельных функций. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации До настоящего времени документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные виде анкеты и таблицы. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа зависимости от конкретной ситуации Такие документы перспективны, к экономят время на подготовку.

По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Распоряжение документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственнохозяйственной и административной деятельности предприятия. При оформлении документов реквизиты группируются пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ заголовочная, содержательная, оформляющая. Главной частью документа, безусловно, является содержательная, текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов составление текста работа над содержательной частью и оформление документа придание документу юридической силы. Эмблема организации третий реквизит или товарный знак знак обслуживания проставляется на бланках документов соответствии с законом Российской Федерации О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам или косую черту перед наименованием должности.

Документом социологии называется специально созданный человеком предмет предназначенный для пере дачи или хранения информации. В таких работах, как Выборы Думу и тактика русской со циалдемократии, Итоги выборов, Политические партии Рос сии и др В И Ленин демонстрирует высокое мастерство соци ологического анализа количественной информации, используя дан ные о структуре правительственной партии и партии либералов, числе, депутатов Думы от разных партий, числе губернских собра ний, где большинство принадлежит отдельным партиям и. Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин формацию и придать ей юридическую силу Значение латин ского слова документ documentum доказательство, свиде тельство В настоящее время бесспорность документа также оп ределяется понятием юридическая сила документа Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве. Действующие государственные нормативно технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов Для этого стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке. Для системы организационнораспорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований. Схемы расположения реквизитов документов приведены приложении 1 образцы бланков документов приложении.

Справочные данные об организации включают себя почтовый адрес номер телефона и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов банке, адрес электронной почты. Допускается словесноцифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 а также оформление даты последовательности год, месяц, день месяца, например 2003. Государственное учреждение Всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул 82, Москва При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например. Понятие документа Документом социологии называется спе циально созданный человеком предмет, предназначенный для пере дачи или хранения информации. В таких работах, как Выборы Думу и тактика русской со циалдемократии, Итоги выборов, Политические партии Рос сии и др В И Ленин демонстрирует высокое мастерство соци ологического анализа количественной информации, используя дан ные о структуре правительственной партии и партии либералов, числе депутатов Думы от разных партий, числе губернских собра ний, где большинство принадлежит отдельным партиям и.

Иногда множество документов классифицируют зависимости от того, как их используют или как они могут быть использованы С этой целью выделяют три разряда документов позволяющие только восстановить какиелибо события, узнать чтолибо о какомнибудь явлении позволяющие делать определенные выводы об ав торах, их мнениях, отношениях и иллюстративные докумепты для приведения примеров, ссылок, для лучшего разъяснения сказанного и.

Е Е Сивере писал, что добывание материала для организации и ведения бухгалтерского учета Я С сводится к оформлению совершившихся оборотов путем корреспонденции и составления оправдательных документов 181, с 5 Далее он писал, что всякий оборот может быть занесен книги is том только случае, если имеется на него так называемый оправдательный документ удостоверяющий, что данный оборот следовало совершить и что он действительно совершен так, как он записан книге В свою очередь эта бухгалтерская интерпретация понятия документа оказала влияние и на общую литературу Так, Русская энциклопедия писала Документ письменное доказательство того, что оборот, записанный книгу, следовало совершить и что он совершен, так как записан Ч Первую нашей литературе классификацию оправдательных документов дал Е Е Сивере Он выделил четыре группы документов 1 обязательные постановления правительственных и общественных учреждений, 2 распоряжения хозяина, 3 взаимные между хозяином и посторонними хозяйствами соглашения, 4 сведения об операциях, действительности уже совершившихся 181, с 142 В дальнейшем к бухгалтерским документам стали относить только документы четвертой группы.

С развитием научнотехнической информации вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент кино, фото, фотодокументов, понятие документ наполнилось новым смыслом При этом документальной стали считать и всю печатную, опубликованную информацию книги, журналы, брошюры и. Наиболее распространенными носителями управленческой информации являются документы Документ это облеченный письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения Он выступает носителем фиксированной информации научнотехнического экономического, оперативнопроизводственного и административного характера Документооборот среднего предприятия включает около 2 тыс наименований документов Каждый из них содержит описание определенного элемента процесса и его состояния, составленные из соответствующих реквизитов и показателей Реквизиты документа бланка складываются из определенных понятий терминов, высказываний Количественные характеристики понятий рассматриваются как показатели. Документоведение служит методологической платформой для библиографии Буквально библиография означает книгоописание Но сегодня сфера библиографической деятельности не ограничивается лишь описанием книг Объект библиографии расширен до понятия документ включая и периодические, продолжающиеся издания, изоиздания, аудиовизуальные, нормативные, патентные документы, а также некоторые разновидности неопубликованных документов.

При разработке технологических процессов, предназначенных для изготовления изделий установочной серии, предусматривают оснащенность основных технологическх операций оснастка первой очереди Под основными понимают операции, которые по своей технологической сложности или трудоемкости требуют применения оснастки Следует иметь виду, что понятия сложность конструкторских и технологических документах могут не совпадать Иногда простые по конструкции деталь или сборчная единица могут оказаться сложными изготовлении, и, наоборот, сложная по конструкции деталь может быть изготовлена весьма быстро и просто, например способом опрессовки или литья под давлением. Важно, чтобы эти понятия определялись на технической ос нове, исходя из последовательности строительного производства Нормативными документами принято считать, что датой оконча ния строительства считается дата подписания акта приемки объек та эксплуатацию Исчерпывающий ответ на вопрос, каком. Рассмотрим более подробно основные свойства документа, раскрывающие сущность данного понятия.

Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами наличие информации и материального носителя Г Г Воробьев В 1960е годы А И Михайлов, А И Черный и Р С Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа Согласно их определению, документ это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи пространстве и времени Это определение было широко распространено 19601970е годы. Бланки документов должны иметь поля левое 20 мм верхнее 20 мм правое 10 мм нижнее. Юридические документы можно разделить на классификации по нескольким признакам Самая многочисленная из них это документы, фиксирующие юридические факты Это группа документов является очень важной, к закрепляет жизненное обстоятельство, наступление которого влечет юридические последствия виде возникновения, изменения или прекращения правоотношений. Физиология клетки Механизмы межклеточного взаимодействия Понятие Понятие гомеостаза, его основные параметры Значение постоянства параметров гомеостаза для жизнедеятельности и физиологической функции. Оформление правовых актов, как справедливо подчеркивает С С Алексеев, это работа политического характера, неразрывно связанная с осуществлением правовой пропаганды, задачами коммунистического воспитания нашей стране С С Алексеев, Общая теория социалистического права, вып 3, Свердловск, 1966, стр.

Документы с неправильно оформленными адресами, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются Службу делопроизводства. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати возлагается на руководителя Организации. Заявка на изготовление печати штампа и ее его эскиз оформляется соответствующих подразделениях и передается Службу делопроизводства, которая размещает заказ на предприятии изготовителе печатей. Предписание Банка России об устранении юридическим лицом, владеющим более чем 10 процентами акций долей кредитной организации и или осуществляющим контроль отношении акционеров участников кредитной организации, владеющих более чем 10 процентами акций долей кредитной организации, нарушения или об уменьшении участия юридического лица, владеющего более чем 10 процентами акций долей кредитной организации уставном капитале кредитной организации, до размера, не превышающего 10 процентов акций долей кредитной организации, либо о совершении сделки сделок, направленной направленных на прекращение контроля отношении акционеров участников кредитной организации. Виза, оформленная с нарушением требований, установленных настоящим Положением, считается недействительной.

Следует отметить, что во всех цитируемых выше работах, а также монографиях по документоведению Воробьев Г Г Документ информационный анализ М Наука, 1973 256 с Кушнаренко Н Н Документоведение К Знання, 2000 460 с документ не рассматривается как нечто регулирующее человеческие отношения, имеющее смысл разрешении или недопущении конфликта. Для достижения цели статьи вначале рассмотрим лингвистические аспекты термина документ. Рассмотрим такое свойство документов, как регулирование отношений между людьми Информация не существует вне материальных объектов, всегда есть ее материальный носитель Производителем и потребителем информации является человек, и только человек Деятельность любой организации состоит согласованном действии ее сотрудников Мялица А К Технология поддержки жизненного цикла самолета новый шаг авиастроения на рынке Информационные технологии наукоемком маши ностроении К Техніка, 2001 С 137 147, а согласование действий регламентируется некоторыми правилами, инструкциями Под документом далее будем понимать интуитивное понятное объединение информации регулирующей отношения людей на производстве Причем, эта информация должна обладать свойствами неизменности и непротиворечивости другой подобной информации Эта информация должна иметь автора и адресность, а также срок действия Эти требования к информации, том, что мы называем документом интуитивно понятны, и мы не даем определение документа, а пытаемся дать толкование того, что мы под этим понимаем.

Положение нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер Данный документ определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, одного учреждения или структурного подразделения комиссии, группы Можно также выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу Пример Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Некоторые разновидности положений разрабатываются при создании новых предприятий организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий Пример Положение о кафедре. Положения разрабатываются автором из числа руководящего состава и утверждаются вышестоящим органом управления предприятия например, общим собранием акционеров или должностным лицом например, директором. Положение о структурном подразделении условно можно подразделить на следующие группы. Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или органом управления например, советом директоров или общим собранием акционеров. Договор составляется на стандартном листе бумаги формата А4 К обязательным реквизитам договора следует отнести следующие.

Интеллектуальный подлог документ оформлен по всем правилам, но содержательно включает себя заведомо ложные сведения Интеллектуальный подлог выявляется ходе расследования. По возможности установления автора выделяют документы анонимные и с известным источником происхождения. При работе с документами на предварительном следствии следователю надо иметь виду, что на них могут быть следы рук, микрочастицы посторонних веществ и Поэтому при обращении с документами нужно пользоваться пинцетами с резиновыми наконечниками, резиновыми перчатками, бумажными уголками, чтобы сохранить следы для последующих экспертных исследований Следственный осмотр документа можно производить ходе осмотра места происшествия или как самостоятельное следственное действие. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения Носителем информации результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека выступает документ.

Организационнораспорядительные функции управлении реали зуются с помощью документов различных видов и назначения Так, со здание организации как юридического лица сопровождается приняти ем учредительных документов устав, положение, учредительный дого вор Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, поло жениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами Управленческие решения фиксируются распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации поста новления, распоряжения, приказы и др Заседания коллегиальных ор ганов сопровождаются ведением протоколов Взаимоотношения с де ловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой до кументации, используемой договорной работе Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью пи сем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей В орга низации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы При оформлении приема, увольнения, перемещения работ ников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы тру довые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки.

Такое широкое толкование документа ещё дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чём свидетельствует, частности, определение понятия документ, сформулированное 16м томе Нового энциклопедического словаря, издававшегося Ф А Брокгаузом и И А Ефроном В соответствующей статье автор А Гойхбарг содержалось определение понятия документ не только традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П Отле Документ обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий себе следы человеческой мысли и деятельности. В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами К первичным документам относятся такие, как, приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарнотранспортная накладная, доверенность на получение чеголибо, платежное поручение, чек из чековой книжки и Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной деятельности находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов. Некоторые документы используются на предприятиях и организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций Такие документы принято называть типовыми документы по оформлению кассовых и банковских операций.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Документированная информация составляет основу управления Информация фиксируется документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве Документы и документированная информация лежат основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Разрешить трудовые споры Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств судебном разбирательстве по трудовым спорам Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу 35Г045 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным Увольнение истицы было признано не законным Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком организацией представлено не было Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника тексте трудового договора или должностной инструкции. В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием кадровая документация Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос что составляет систему кадровых документов И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя. Нормативносправочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства.

Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации сфере, отнесенной к компетенции Министерства. Документирование аппарате управления может осуществляться на естественном языке рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др На сегодняшний день управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом. Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

В управлении, как и других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др Другие функции могут выполняться какимлибо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем. Возглавлял приказ приказной судья, его подчинении находились дьяк их могло быть несколько и подьячие, подразделявшиеся на старых старших, средней руки средних и младших Структурными подразделениями приказов были столы Принцип принятия решений приказах коллегиальный или единоначальный до сих пор вызывает споры научной среде, которые начались еще. Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению образцовых книг, включавших образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов Появляется описание и учет документов Начинают составляться описи документов Значительный интерес представляет Опись царского архива Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования чертежах, картах К описям документов уже XVII составлялись для наведения справок о документах указатели, частности, личных имен азбуки. Частные лица продолжали обращаться государственные учреждения форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиков В последней четверти XVIII за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение. Трудности использования столбцов справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов Указ Петра 1 1700 предписал заменить их тетрадями Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать лист и тетради а не столбцы. При получении документа левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения Получено июля 15 дня 1745 года. На документах XVIII наблюдается большое число отметок Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и. Признаки замены фото графии могут быть обнаружены при осмотре документа рассеянном и косопадающем освещении, исследовании с помощью микроскопа и ультрафиолетовых лучах.

Виды подделки документов, признаки дописки, допечатки, подчистки, травления и выявления залитых текстов. Межстрочный интервал это расстояние, на которое передвигается вал каретки машинки по вертикали при нажатии на рычаг перевода Он может быть одинарный, полуторный, двойной, тройной и более Определяется межстрочный интервал по тексту измерением расстояния между основанием строк Для большей точности измеряется расстояние между несколькими строками и делится на их количество. На одной и той же или на разных пишущих машинах напечатаны тексты документах. На устойчивость навыков письма влияет степень фиксации стереотипа высшей нервной системе человека и чем она выше, тем труднее происходит перестройка этих навыков. Слова, обороты речи, устойчивые сочетания слов, которые характерны определенному лицу его фразеология. Кем из числа проверяемых лиц выполнен рукописный текст фрагмент текста, запись, подпись и пр исследуемом документе. Одним или разными лицами выполнены рукописные тексты фрагменты текста, записи, подписи и пр исследуемых документах. Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм шаблонов, содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги для внутренней документации или на базе уже спроектированных бланков организации.

Важный этап настройки шаблона создание такого набора элементов меню Вставка, команда Автотекст Word 95 меню Правка Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение несколько букв слова, аббревиатуру и и нажав F3 Например, нажатие всего на три клавиши Р, Ф, F3 может вводить часто употребляющееся словосочетание Российской Федерации, Fond The International foundation for socioeconomic and political studies The Gorbachev foundation и При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект Word 97 2000 включает себя специальную панель инструментов Автотекст и заранее созданный набор наиболее часто встречающихся выражений, сгруппированный по темам приветствие, прощание, подпись, указания Word 97 2000 имеет также функцию автозавершения для автоматического ввода элементов автотекста Достаточно набрать несколько первых букв и заложенное память машины выражение появится на экране виде всплывающей подсказки Достаточно нажать Enter и текст будет вставлен документ Особенно удобна функция Автозаполнения для вставки длинных названий и устойчивых словосочетаний Эта возможность не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок Упрощают создание документа наличие шаблоне полейсписков раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения Например, из нижеприведенного списка выбирается вид документа Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство или соответствующим специалистом юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и и сотрудником отдела информатизации программистом В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаряреферента, он же выполняет создание шаблонов документов Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и какой последовательности надо вводить переменную информацию Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране режиме просмотра скрытых символов Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания Например, кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу17.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Образцову О П ул Садовая, 5, кв 12, Липки, Киреевский рн, Тульская обл. Гриф утверждения документа располагают правом верхнем углу документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов 09 дата и 10 регистрационный номер документа. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются документооборот тоже с момента их учета Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов С момента учета до подписания документы находятся движении приемпередача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование, то есть они уже включены документооборот Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются документооборот с момента их создания. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи носителей пользователям Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться по поступившим и изданным документам форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо карточке учета выдачи документа При этом следует оговорить, что исполнители документов и лица, которые визировали, согласовывали, подписывали, утверждали документы, допускаются к соответствующим документам без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности Без специального разрешения могут допускаться также лица, указанные тексте распорядительных документов. Порядок доступа к конфиденциальным делам изложен лекции Формирование и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы.

Научный потенциал документальноинформационного подхода отражен следующих методологических положениях В основе первого положения лежит тезис о том, что документальная деятельность является формой информационной деятельности, возникшей на определенном этапе развития общества ходе эволюции ее синтаксической, семантической и прагматической составляющих Синтаксический аспект связан с пространственновременным и количественным расширением документальноинформационного процесса Семантический аспект связан с проблемами поддержания семантической симметрии сообщения На его основе происходит отграничение документальных явлений от недокументальных Эволюция прагматического аспекта связана со структуризацией документальноинформационного пространства, отделения библиотечнобиблиографических явлений от документальных явлений иного рода Согласно первому положению основе документальноинформационного подхода лежит информационный процесс, включающий себя коммуникационную составляющую Вторым методологическим положением выступает принцип системности, раскрывающий системную природу библиотечной и библиографической деятельности, а также системную природу основных понятий документа, документальноинформационной системы, документальной информации На его основе происходит выделение библиотечнобиблиографической системы Третье положение отражает управляемость документальноинформационным процессом со стороны общества посредством библиотеки и служб библиографии, выступающих институциональной основой библиотечнобиблиографической документальноинформационной системы Это положение обосновывает самостоятельность данных институтов по отношению к книжному делу и создает методологическую основу для рассмотрения библиотековедения и библиографоведения качестве самостоятельных дисциплин документальноинформационного цикла.

Практическая значимость работы Собранный исследовании материал, полученные результаты могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного библиотековедения и библиографоведения, а также при подготовке общих и специальных курсов по теории, истории и методологии библиотековедения, библиографоведения и смежных с ними дисциплин документальноинформационного цикла. Апробация работы Главные положения диссертационной работы изложены более чем 80 публикациях по теме исследования, том числе и двух монографиях, и апробированы автором докладах и сообщениях на целом ряде международных и всероссийских научных конференций Среди них всероссийские научнопрактические конференции Документ парадигме междисциплинарного подхода Томск, 2005, 2007, 2009, 1416 международные научные конференции по информационной культуре Краснодар, 20062008, IVVII международные научнопрактические конференции Документознавство Бiлiотекознавство Iнформацiйна дiяльнiсть проблеми науки, освiти, практики Киев, 20072011, Румянцевские чтения Библиотеки и научные сообщества взаимодействие и взаимовлияние 2011.

В литературе понятие документа не получило однозначного определения В зависимости от области знаний внимание спе циалистов концентрируется на разных признаках документа Пока сформировались две точки зрения одна ставит знак ра венства между документом и носителем информации, вторая полагает, что документ это специфический носитель инфор мации, имеющий специальные признаки и черты. Можно выделить три основных круга проблем упорядоче нии документооборота, вызванных потребностями применения вычислительной техники. В связи с использованием документации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники и требующей пра вового регулирования, можно выделить следующие проблемы. Понятие документооборота, или организации движения до кументов между пользователями системы, имеет важное значе ние для безбумажной технологии. Каждое перемещение документа или его создание, модифи кация, архивирование и определяют некоторую функцию, обеспечивающую функционирование информационной систе мы Классификация функций играет существенную роль при построении информационной модели, так же как и их взаимо связи с документами и пользователями обобщенными рабочи ми местами.

От государственных и общественных организаций и их должностных лиц могут исходить документы, которых излагаются сведения об их деятельности и ее резуль татах и о деятельности иных организаций, а также граждан, на которых эта деятельность распространяется или которой последние принимают участие, а также доку менты о тех или иных фактах, удостоверение которых входит их компетенцию Компетенция государственных и общественных организаций по изложению сведений и удостоверению фактов очерчивается, как правило, пределами их функций.

Документы для того и составляются государственными и общественными организациями, должностными лицами и гражданами, чтобы служить средством закреп ления или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение Поэтому не все письменные акты, содержащие сведения о фактах, имеющих или могущих иметь юри дическое значение, являются документами правовом смысле Отсутствие признака предназначенности, например, дневниках, письмах, записях и иных аналогичных письменных актах граждан не позволяет признать их документами, хотя при конкрет ных ситуациях и силу иных свойств они могут быть доказательствами юридически значимых фактов Главным образом свойстве предназначенности документа фикси ровать и удостоверять факты юридического характера выражается сущность докумен та правовом его понимании С этим свойством органически связаны и другие обя зательные признаки документа письменность, определенная форма изложения и удо стоверения содержания документа, компетентность и известность его автора Их сово купность и образует то, что называется документом советском праве. Официальный документ это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный установленном порядке 12 Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной нем информации.

Офис как коммуникативная система Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям общению, действиям, результатом которых напрямую не является составление. Задачи и функции службы делопроизводства Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Достиже. Положения Положение нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа. Понятие и реквизиты служебных писем Служебные письма обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чегонибудь, уведом. Коллизионная норма Коллизионная норма Понятие, характеристика, виды коллизионных норм. Культурология как наука Культурология как наука Методы культурологии Задачи культурологии как науки.

Логика Мышление Логика как наука Мышление объект логики Логика наука о мышлении. Понятие банковского права, его предмет и метод Понятие банковского права, его предмет и метод. I Теоретические основы 1 Понятия документ, управленческий документ Формирование официальноделовой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку ментально закреплять правовые отношения юридических и ча стных лиц Интернациональные свойства делового письма следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации документирования управленческой, деловой, служебной информации. Действительно, ссылка на какуюлибо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Например, дату 5 июня 2003 следует оформлять 05 06 2003 Допускается словесноцифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 а также оформление даты последовательности год, месяц, день месяца, например 2003 06 05 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту порядке указания авторов документе. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов Бланки документов оформляют соответствии с приложением А Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Документ это деловая бумага, подтверждающая какойлибо факт или право на чтолибо это то, что официально удостоверяет личность предъявителя это письменное свидетельство о чемлибо. Согласно Закону Украины Об информации от 02 10 02, документ предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино, видео, фотопленке или другом носителе.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля Основные виды учета статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются статистических и финансовоэкономических документах, плановой, отчетной, документации. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные Простые это документы, которых рассматривается один вопрос, сложных освещается несколько вопросов. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и соответствии с утвержденными нормативными документами. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется форме плана, программы или графика При наличии учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Планы организаций оформляются на общем бланке Обязательными реквизитами плана являются наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Существующим законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться, документ не будет иметь юридическую силу К ним можно отнести содержание, форма, порядок оформления и исполнения, также регламентируемые законодательством. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки Они составляются тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные учетных записях, и Необходимость этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода бухгалтерской практике весьма распространены. Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии разное время за неделю, декаду, полмесяца Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно течение короткого времени Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и. Отдельные внутренние документы результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

Документ, как носитель информации, выступает качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочнопоисковой работы.

Не стоит путать надежность и подлинность самого документа с достоверностью сообщаемых нем сведений Достоверность информации первую очередь зависит от источника доступного документа Разные источники обладают своего рода заведомой степенью достоверности сообщаемых нем сведений Во всех случаях первичные данные надежнее вторичных При использовании вторичных документов важно установить их первоисточник Это можно делать выборочно, чтобы оценить общую погрешность вторичных материалов А Г Здравомыслов своей работе Методология и процедура социологических исследований замечает Целевые документы, запланированные исследователем, будут надежны случае, если предусмотрены обычные операции контроля поиск независимого источника информации для выборочного контроля, вторичные обращения к тому же источнику устойчивость данных, тесты по известным группам Документалистыисторики и психологи выработали немало приемов, с помощью которых определяют степень достоверности сведений, судя по самому содержанию документальной информации Первое золотое правило работе с документами да и вообще со всякой информацией четко различать описания событий и их оценку Мнения и оценки потенциально обладают меньшей достоверностью по сравнению с фактуальной информацией Нередко документе отсутствует детальная характеристика ситуации, о которой высказано мнение или оценка Но именно конкретная ситуация дает ключ к расшифровке смысла высказанных оценок и мнений Далее следует выяснить, каким намерением руководствовался составитель документа, что поможет выявить умышленные или непроизвольные искажения Очень важно знать, каков метод получения первичных данных, использованный составителем документа Всем известно, что сведения из первых рук надежнее, чем информация из неопределенного источника, а записи по свежим впечатлениям отличаются от описания тех же событий спустя какоето время Если документ содержит статистическую группировку данных, следует первую очередь выявить основание классификации В соответствии с целью исследования возможны перегруппировки данных по иным основаниям Наконец чрезвычайно важно хорошо уяснить общую обстановку, которой составлялся документ располагала ли она к объективности независимо от целевых намерений автора или диктовала смещение информации какуюто сторону В социологической литературе документация, подлежащая анализу, делится на две большие группы личные документы и документы официальные Особую осторожность должен проявлять исследователь при работе с личными документами При работе с официальными документами у исследователя также возникает ряд трудностей Попытаемся рассмотреть процесс анализа личных и официальных документов.

К операционализации любой переменной подходить следует с осторожностью и тщательностью Удостоверьтесь том, что все значения сформулированы ясно и по возможности недвусмысленно На деле такая мера поможет формированию общих критериев оценки, которую можно последовательно использовать при классификации и измерении содержания. В состав реквизита Подпись входят наименование должности лица, подписавшего документ полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке личная подпись расшифровка подписи инициалы, фамилия, например. Среди официальных документов выделяют личный, удостоверяющий личность человека или его права, обязанности, служебное либо общественное положение, и документ, который может содержать другие сведения биографического характера визитка, удостоверение, студенческий билет. Положения о структурных подразделениях службах можно классифицировать. Организационноправовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава Она состоит. Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов Устанавливаются два формата бланков А4 210 297 мм и А5 148 210.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации будущем. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения Это вторая группа распорядительные документы. По роду деятельности система банковской документации, система отчетностатистической документации, система внешнеторговой документации, система организационнораспорядительной документации. Канцелярии функционировали при каждом государственном, духовном или гражданском учреждении, документы них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались традиционно. Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого Документы поступали сверху вниз от царя манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената указы и распоряжения Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти указания и. Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной его учредителями, общим собранием акционеров Пример оформления титульного листа устава приведен рис. Порядок утверждения положения о совете директоров и порядок внесения него изменений. Договор юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если соответствии с законом договоре не установлено иное В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон. Регламент правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Документирование информации осуществляется порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Схема 6 Документация хозяйственных операций Документ носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности сведения о движении Материальных ценностей и денежных средств Документ письменное свидетельство о совершении хозяйственных операций, изставляется момент совершения операции. Информация это третья составляющая трёх основ мироздания материя, энергия и информация.

Вместе с тем определение понятия документ различных науках имеет существенные отличия Это зависит, вопервых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, вовторых, от выдвижения на первый план какойлибо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на какомлибо отдельном его функциональном аспекте В информатике, например, документ нередко определяется как материальный объект, содержащий информацию закреплённом виде В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какуюлибо информацию В документалистике одной из наук об информации под документом понимается любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения динамической информационной системе 8 Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и. Положение правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации Изменения положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации. Инструкция документ длительного пользования Все изменения инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции. Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения Несмотря на различия наименовании документа, его назначение всегда одно и то же регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте. При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает. Устав акционерного общества содержит разделы общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. Положение правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения службы.

Структура текста положения о структурном подразделении службе нормативно не определена Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Понятие документ является центральным, фундаментальным понятийной системе докуменᴛᴏʙедения Оно отражает признаки реально существующих предмеᴛᴏʙ, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитикосинтетической обработке, хᴘẚʜᴇнию, поиску, распростᴘẚʜᴇнию и использованию документной информации обществе.

Функция материальных объекᴛᴏʙ обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию форму, представленную преимущественно виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклеᴛᴏʙ, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и Были также исторические формы докуменᴛᴏʙ виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хᴘẚʜᴇния и использования их чтение, просмотр, слушание социальных документных коммуникациях Но при этом специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом чистый листок бумаги, дискета или фотопленка, такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста. Наличие обобщающᴇᴦᴏ понятия документ не исключает возможности существования более частных, узкоспециальных его тракᴛᴏʙок применительно к различным сферам общественной деятельности и научным дисциплинам историческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке Некоторые специалисты не считают документами художественные произведения, памятники письменности прошлых лет Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и. Слово документ лат documentum образец, доказательство, свидетельство происходит от глагола docere учить, обучать.

Концепция П Отле рассматривает документ как носитель социальной информации Но при этом справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова кроме юридического, вводится понятие исторический документ фиксированное свидетельство о какойлибо эпохе, лице и и счетный документ служащий основанием для осуществления хозяйственных действий приема и выдачи ценностей Обобщающее определение не дано. Новый Закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 07 2006 определяет информацию как сведения сообщения, данные независимо от формы их представления. Документ личного происхождения документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Среди официальных документов выделяют группу личных это документы, удостоверяющие личность паспорт, вид на жительство, специальность, образование диплом, аттестат, трудовой стаж трудовая книжка.

 

© Copyright 2017-2018 - articles-study

 
Обращение к пользователям