Понятие документооборота его организация

Разделяют Централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации И документооборот уровня структурного подразделения документы, учитываемые только структурных подразделениях. Входящий документ документ, поступивший учреждение Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, установленные сроки письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и Исходящий документ официальный документ, отправляемый из учреждения Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, прессрелизы и Внутренний документ официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации Данные документы используются для организации работы учреждения организации, так как они обеспечивают решение управленческих задач пределах одной организации приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и.

понятие документооборота его организация

Организация документооборота это правила, соответствии с которыми должно происходить движение документов Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов аппарате управления организации учреждения, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке и подшивке документов дело Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов организации учреждении. При наличии учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются него из экспедиции Документы передаются руководству или исполнителям день поступления организацию учреждение. Не является автором материалов, которые размещены Но предоставляет возможность бесплатного использования Есть нарушение авторского права Напишите нам Ваш ip 159 224. На современном предприятии и не только формируется значительный массив учетной информации Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов соответствующих книгах, ведомостях, журналах и Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение архив, принято называть документооборотом Он регулируется Положением о документах и документообороте бухгалтерском учете.

понятие документооборота его организация

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные конкретные подразделения Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату Заверенная копия исходящего документа подшивается дело. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения Результаты исполнения отмечаются контрольной карточке и на самом исполненном документе.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям Документы, адресованные руководству, передаются канцелярию или секретарюреференту руководителя Документы, адресованные структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации. Предварительное рассмотрение поступивших документов канцелярии секретаремреферентом производится с главной целью отобрать документы адрес руководства Учитывая, что настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию Они составляют примерно 20 всей документации. На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение код структурного подразделения, которое направляется документ, или фамилия исполнителя. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться день их получения Телеграммы и другие срочные документы передаются первую очередь. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному резолюции первым. При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена Подшивку документа дело осуществляет работник канцелярии или секретарьреферент.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается Подготовленный проект документа представляется секретарюреференту для проверки правильности оформ ления, наличия приложений, а также необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю Проект документа вместе с необходимыми материалами секретаремреферентом или отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены день их поступления. По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю. Отказ положительном решении вопроса должен быть направлен письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Организация документооборота это правила, соответствии с которыми происходит движение документов учреждении.

понятие документооборота его организация

В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения менеджмента. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру Документы, информационные и инициативные, готовят специалисты структурных подразделениях Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста, регистрации и отправки документов. Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших организацию созданных ней за определенный период. Управление делами и общие отделы создаются министерствах и ведомствах, органах государственного управления, администрациях. Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства. Дальнейшее совершенствование делопроизводства должно соответствовать тенденциям, наметившимся развитии теории и практики современного менеджмента. Эти самоуправляемые команды формируются под конкретную цель, проблему или задачу, требующую решения. Разумеется, что эти относительно автономные структурные подразделения сами будут вести и работу со своими документами. Система делопроизводства на таком предприятии становится гибкой и дифференцированной.

Изучение плотности документооборота состава и количества документов, обрабатываемых определенные периоды времени недели, месяца, квартала, года, позволяет равномерно распределить рабочую нагрузку сотрудников организации. Из всех этих действий складывается рационализация документопотоков, представляющих собой совокупности документооборот организации. Кроме того, современных организациях должна быть создана единая система оборота документов как на материальных, так и на электронных носителях движение, обработка, систематизация и хранение документов На практике часто такая система отсутствует документооборот разделяется на плохо увязанные между собой бумажную и телекоммуникационную подсистемы, которые часто, с одной стороны, дублируют друг друга, а с другой, вторая из них может содержать базу несистематизированных и неучтенных данных. Предмет исследования общественные отношения, складывающие процессе документооборота. Согласно статье 1 Федерального закона Об обязательном экземпляре документов 2 документ это материальный объект с зафиксированной на нем информацией виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве целях хранения и общественного использования.

График документооборота это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов организации от момента их создания до момента передачи на хранение График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения подразделении. К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, скорость прохождения отдельных документов процессе документооборота Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа Под временными характеристиками понимается, например, время полного цикла обращения документа учреждении или время прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса. Элементом традиционного описания документооборота служит отдельный документ, поэтому объем документооборота устанавливается по совокупности документов, связанных единством времени и места появления системе. Поскольку документооборот это и процесс, и результат, его параметрами должно быть время, затрачиваемое на движение кортежа процессе информационного обеспечения документирования и исполнения управленческих решений, его маршрут, состав и количество использованных и созданных документов Анализ документооборота по названным параметрам позволяет получать объективные данные о его состоянии.

Изначальную основу, документооборота отражают такие ор ганизационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреж дения, а инструкции по работе с документами они закрепля ются вторично см. Движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 46 называется документооборотом. Документооборот по банковским операциям последовательное перемещение расчетноденежных документов со времени их выписки или поступления извне до окончания. Безналичные расчеты проводятся на основании расчетных документов установленной формы и с соблюдением соответствующего документооборота. При разработке плана документации и документооборота предусматривается использование типовых бланков документов и схемы документооборота соответствии. Шпаргалки на телефон незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству Все шпаргалки представлены популярных форматах fb2, txt, ePub html, а также существует версия java шпаргалки виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству и никакой экзамен вам не страшен.

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа воспользуйтесь этой формой. Документоведение и делопроизводство Объем документооборота Понятие документооборота Основные этапы документооборота Документооборот движение документов организации с момента их создания или получения до. Документоведение и делопроизводство Организация и техническое Понятие документооборота Основные этапы документооборота Документооборот движение документов организации с момента их создания или получения до. Менеджмент Понятие структуры управления и факторы Формулирование стратегии основные этапы и инструменты Структура организации объединяет составляющие элементы ее внутренней среды с помощью коммуникаций, потоков информации и документооборота. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Для рациональной организации документооборота следует руководствоваться рядом принципов. Прямоточностъ предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без петель и возвратных перемещений. Ритмичность означает равномерность движения пото ков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности движение документопотоков не может быть ритмичным, если нарушена непрерывность движения.

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Документооборот оперирует официальными, полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, то время, как на практике значительную часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия Но подобные содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов. Соответственно, по масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства целом. В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые результате сливаются единый поток отправляемой корреспонденции. Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за.

Если относительно недавно подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно специальном подразделении экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно структурные подразделения, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные терминалами информационновычислительной сети том числе персональными компьютерами, минуя экспедицию Сдерживающим фактором массового перехода к таким способам пересылки корреспонденции данном случае выступают нс технические сложности, а скорее проблемы обеспечения юридической значимости пересылаемой корреспонденции. В документообороте, или порядке движения документов организации, выделяется несколько этапов.

Внутренние Внутренний документ официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации Данные документы используются для организации работы учреждения организации, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач пределах одной организации К внутренним документам относятся организационноправовые, организационнораспорядительные документы Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка докладные, объяснительная записка, личного состава и Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации особенно если они территориально разнесены и приказы руководителя организации Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. Контроль исполнения документов совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Приемка объекта эксплуатацию оформляется актом установленной формы, который подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается юридическим лицом, назначившим комиссию Соответствие объекта утвержденной проектной документации, требованиям эксплуатационной надежности и безопасности должно быть подтверждено заключениями органов Государственного надзора Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды кроме объектов жилищного фонда Государственного санитарного надзора Государственного строительного надзора Комитета по инспекции труда при Министерстве труда кроме объектов ремонта, реконструкции и жилищного фонда Проматомнадзора при приемке объектов, ему подконтрольных Государственной автомобильной инспекции при приемки улиц, дорог и дорожных сооружений Штаба гражданской обороны при приемке объектов со встроенными помещениями или отдельно стоящих сооружений гражданской обороны Государственного энергетического надзора при приемке объектов и работ, ему подконтрольных Комитета по охране историкокультурного наследия при Министерстве культуры при приемке после реставрации историкокультурных ценностей предприятия Государственного дорожного хозяйства, на балансе которого состоит автомобильная дорога приемке эксплуатацию объектов, находящихся контролируемой зоне автомобильных дорог общего пользования пространство по 200 метров каждую сторону от оси дороги учреждения финансирующего банка по объектам, финансируемым за счет средств республиканского и или местного бюджетов или приравненных к ним фондов, других органов, осуществляющих государственный надзор строительстве соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Председатель приемочной комиссии письменно извещает органы Государственного надзора о приемке объекта не менее чем за 15 дней до начала работы комиссии Органы Государственного надзора обязаны до завершения работы приемочной комиссии представить заключение о готовности объекта или мотивированный отказ Приемка объектов без наличия акте приемки хотя бы одной подписи члена комиссии, а также при наличии мотивированного отказа со стороны органов Государственного надзора не допускается. Приемочная комиссия при выявлении неготовности объекта к эксплуатации представляет мотивированное заключение об этом юридическому лицу, назначившему комиссию С момента утверждения акта приемочной комиссии полномочия приемочной комиссии прекращаются Генеральный подрядчик подрядчик представляет приемочной комиссии следующую документацию. Вся документация по приемке объекта эксплуатацию хранится у заказчика застройщика случае передачи объекта на баланс эксплуатирующей организации у соответствующей эксплутационной организации Срок хранения постоянно Председатель приемочной комиссии должен представить орган управления или юридическому лицу, назначившему приемочную комиссию акт о приемке объекта эксплуатацию Акт о приемке эксплуатацию объекта составляются пяти экземплярах, два из которых приставляются орган управления, юридическому лицу, назначившим приемочную комиссию, два экземпляра заказчику и один экземпляр подрядчику.

Акты о приемке эксплуатацию объектов утверждаются решением приказом, постановлением и др местных исполнительных и распорядительных органов или иных юридических лиц, назначивших комиссии, срок не более 15 дней после подписания актов Объекты, по которым указанные сроки утверждения истекли, считаются не принятыми, и по ним назначаются приемочные комиссии повторно Приемка эксплуатацию законченного строительством мансардного этажа над существующими жилыми домами осуществляется порядке, предусмотренном для объектов, законченного строительством. Документационное обеспечение управления Учеб практ пособие М Ю Рогожин М Проспект Велби, 2005. Документы Делопроизводство Практ пособие по документац обеспечению деятельности предприятия М В Стенюков 9е изд перераб и доп М Приориздат, 2004. Актуальность исследования обусловлена тем, что важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Следующий немаловажный момент системе документооборота это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен. Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Исходящие отправляемые документы письма, распорядительные документы, заключения, отчеты несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам. Внутренние не выходящие за пределы организации документы акты, докладные, объяснительные записки, обеспечивающие решение задач пределах данного органа управления без направления информации за его пределы. В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы традиционная журнальная, карточная и электронная Более удобной является карточная форма регистрации. Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения использования входящих.

Проставление штампа, даты, регистрационного номера по порядку номеров начиная с календарного года производится день поступления документа Регистрации не подлежат сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня графики, наряды, заявки сводки и информация, присланные для сведения учебные планы, программы рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и прейскуранты, прайслисты Технические условия нормы и нормативы расходов материалов поздравительные письма пригласительные билеты Печатные издания книги, журналы, бюллетени, каталоги формы статистической отчетности корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой лично объяснительные записки Все документы поступающие, отправляемые, внутренние организации регистрируются централизованно Децентрализованная регистрация документов допускается учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать канцелярии, остальные структурных подразделениях Документы регистрируются на карточках рисунок. Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Регистрация документа запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения Следуя определению, регистрация документа это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе журнале регистрации или регистрационной карточке Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов Основным принципом регистрации документов является однократность Каждый документ должен регистрироваться только один раз Входящие документы регистрируются день поступления, исходящие и внутренние документы день подписания. Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Карточки картотеке располагают по датам исполнения документов, каждому дню исполнения пределах месяца соответствует определенная ее ячейка. Срок исполнения документа срок, установленный нормативноправовым актом, организационнораспорядительным документом или резолюцией. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Главное правило организации документооборота оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени Для этого необходимо 1 максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов каждое перемещение документа должно быть оправданным 2 исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов 3 максимальное единообразие порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов. Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационнопоисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа. При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных и документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь руководство организации Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных. Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации. Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту лист, экранный формат, которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе подразделении, которому направлен документ В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения информационнопоисковой системе организации Такая технология делопроизводственной практике получила название переметка.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест технорабочем проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ. Этот этап также предпочтительнее централизовать единой экспедиции организации. Исполнитель знакомится с документами день их получения Для документов с длительными сроками исполнения не менее 6 месяцев исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля если они не являются типовыми, сообщает их службе контроля или вводит автоматизированную систему контроля исполнения. Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач отдела 4 Самойловым Н С На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н П 1997 08 26 Личная подпись. Исполнитель имеет своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами техникоэкономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники ложементами для бумаг, средствами создания документов от карандаша до компьютера, множительной техникой и.

Дайте определение понятия служебное письмо Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем Письмо обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое связи с особым способом передачи текста пересылка по почте и другим каналам связи Общим признак. Раскройте состав группы организационных документов Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов 1 Организационные документы иногда их называют организационноправовыми документами достаточно обширная группа документов Создание, установление структуры организации, определение штатной числе. Опишите технику контрольных операций Система контроля исполнения включает учет контролируемых документов поручений и их своевременное доведение до исполнителей контроль за сроками исполнения. Дайте определение понятия Номенклатура дел Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел Движение документов, документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов Однако информация, содержащаяся исполненных документах, необходима дальне. Проведение экспертизы ценности документов архиве При передаче документов на хранение архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной структурных подразделениях Поступившие архив документы временн.

Составьте и оформите совместный распорядительный документ Министерство юстиции Републики Беларусь Министерство промышленности Республики Беларусь. Документооборот это движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как традиционной, так и автоматизированной технологии. На формирование технологий работы с документами конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и. Электронный документ документ, котором информация представлена электронноцифровой форме. Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений Компьютером вызваны фундаментальные перемены делопроизводстве Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

Каждый счет, представленный соответствующем разделе, помимо наименования обозначен шифром кодом Сделано это с целью сокращения учетных записей, так как указание шифра позволяет отказаться от наименования счета Предусмотрен серийный способ шифровки Определенный набор шифров счетов формирует содержание соответствующего раздела Шифры счетов обозначаются двузначными числами от 01. В едином Плане счетов счета сгруппированы восемь разделов Отдельно выделены забалансовые счета Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций Расположены разделы определенной последовательности, соответствии участие имущества его кругообороте. Цель исследования изучить особенности организации регистрации и контроля за исполнением документов Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи. Организация работы с документами это организация документооборота хранения и исполнения документов те кущей деятельности учреждения.

Посмотрим несколько определений Термин документ ввел русский язык Петр I, он объяснил его понятие как письменное свидетельство и доказательство Если мы заглянем толковый словарь В Даля, то увидим Документ всякая важная деловая бумага В современном толковом словаре С И Ожегова читаем Документ деловая бумага, подтверждающая какойлибо факт или право на чтолибо Оксфордский словарь гласит Документ это текст или изображение, имеющее информационное значение. В последнее время при определении понятия документ подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Информация это третья составляющая трёх основ мироздания материя, энергия и информация. Однако конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей качестве двигателя общественного и технического прогресса При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую мировоззренческую, эстетическую, бытовую, специальную научную, деловую, корпоративную и личную Именно социальная информация связывается с понятием документа. Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа Под функцией от лат functio исполнение документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления Иначе говоря, функции документа предопределены его общественнопрактическими целями и задачами, являются производными от.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые При этом, удовлетворяя какуюлибо определённую потребность, реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии документе других функций Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и. Общие это информационная, социальная, коммуникативная, культурная специальные управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Информационная функция определяется потребностью запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам Причина появления любого документа необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности Нередко документоведы объединяют их некую единую информационную функцию что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой. Каждый документ имеет информационную емкость или информационный потенциал, количество и качество информации Информационная емкость характеризуется такими показателями полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти законы, указы, постановления и др, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы паспорта, пропуска, удостоверения и и оправдательнофинансовые документы накладные, приходные ордера, счетноплатежные требования и. По способу фиксации информации документы бывают письменные рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах, графические и фотокинодокументы. По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения Документы временного хранения свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10. Текст, представленный виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы. Классификация организационнораспорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Приказ правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Распоряжение документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственнохозяйственной и административной деятельности предприятия. Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное создание документов и достоверность информации, содержащейся них, своевременную передачу документов для отражения бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материальноответственные лица, создавшие и подписавшие документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку Выписки используются для доведения принятых на заседании решений до заинтересованных лиц или организаций Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова Верно, указания должности лица, заверяющего копию выписку, личной подписи, инициалов, фамилии и даты Если выписка дается для представления другую организацию, то она заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и печатью.

Организация документооборота это правила, соответст вии с которыми происходит движение документов учреждении Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа ми, так и все их перемещения аппарате управления, их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки Документооборот является важным звеном делопроизводст ва, так как определяет не только инстанции движения докумен тов, но и скорость этого движения В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотно ситься, субординироваться с общими целями делопроизводства информационным обеспечением деятельности аппарата управ ления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации С нечеткой организацией движения документов настоящее время связывают многие недостатки организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления Например, процесс документационного обеспечения принимае мого управленческого решения включает три составляющие информационную поддержку решения обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией доку ментирование решения создание распорядительного докумен та контроль за его выполнением организация работы, выпол нения задания, соблюдение определенных условий, сроков и Пооперационно этот процесс состоит из сбора информа ции, подготовки проекта документа, его редактирования, согла сования, изготовления, удостоверения Каждая операция сопро вождается перемещением документа управленческом аппарате из одного структурного подразделения другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем к руково дителям Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления целом Термин документооборот появился литературе 1920е годы В работах таких крупных специалистов области управлен ческого труда и делопроизводства, как З К Дрезен, Р С Майзельс, Д Р Покровский, П М Керженцев и др сформулирова ны основные положения его организации, которая и то время связывалась с рациональным построением структуры государст венного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов распределение документов по исполни телям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания В литературе того времени обоснована ме тодика обследования маршрутов движения документов, разрабо тана технология их доставки кольцевая курьерская связь.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана 1931 году Институтом техники управления проекте Общих правил документации и документооборота В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, все этапы обработки документов Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг Единая государственная система делопроизводства установили единообразие понимания документооборота как движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Утвержденная 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения уточнила понятие документооборот, включив него. Последний нормативный документ нужен для работы с кад ровой документацией. Объем документации, создаваемой учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту В связи с научнотехническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов произ водства продукции и производительности труда Это первая за кономерность документообразования. Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Понятие документооборот, его развитие и нормативнометодическая регламентация. Характеристика документооборота основные понятия, виды документооборота, способы организации документооборота. Работники внутренних подразделений компании заполняют и передают документы, которые по графику документооборота относятся к сфере их деятельности Все исполнители работы получает выписку из графика, которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления различные подразделения предприятия. В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, выделяют следующие виды документооборота. Движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 называется документооборотом. Рис Структура документопотоков Управления фармацевтической деятельности за 2005 2007 годы.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные которые свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения и ответные, документы, полученные ответ на запрос вашей организации В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, структурные подразделения или конкретным исполнителям Следовательно весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними. Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения реклама и Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый поток будет иметь особенности движении и обработке. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних обычно по видам и исходящих документов.

При этом следует учитывать, что большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются Например докладные и объяснительные записки, справки и и поэтому их количество точно подсчитать трудно Кроме того, сегодня снятие копии с документов значительно упрощено Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота организации занижены, так как методика учета документов мало совершенна. Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой документационного обеспечения управления При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Ее вводят как шаблон компьютер и распечатывают с заданной периодичностью.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование текущей деятельности учреждения Документооборот учреждения это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение процессе документооборота. Наряду с организацией документооборота понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование деятельности учреждения Система хранения документов это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования текущей деятельности учреждения Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия номенклатура дел и дело Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых делопроизводстве учреждения, расположенных определенной последовательности с указанием сроков их хранения под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных хронологической или иной последовательности и подшитых отдельную обложку.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел предприятия должна составляться последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме, см приложение. В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать.

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела пределах этого структурного подразделения Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам В этом случае номенклатура дел структурного подразделения управления министерства, ведомства и оформляется на общем бланке качестве заголовка указывается делопроизводственный год Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел При этом разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел организационнораспорядительная документация плановая документация отчетная документация документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности документация, относящаяся к проверкам ревизиям выполнения основной деятельности документация, относящаяся к учетносправочной работе с документами. Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням документация вышестоящих организаций, документация организациифондообразователя Так, сначала номенклатуре будут указаны дела, которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела, с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и.

На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформляется титульный лист или используется общий бланк организации. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, зависимости от категории организации и вида документов документы федеральных органов государственной власти, генеральной прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения течение 15 лет документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения. При ликвидации или реорганизации, а также случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам при сохранении на них прав государственной собственности, а при их отсутствии сдают соответствующие государственные архивы Эти документы приватизации не подлежат.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся собственности общественных объединений и организаций, том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации религиозных объединений и организаций негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации физических лиц документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают собственность государства Документы могут быть переданы собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение Порядок и условия передачи документов государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен Целесообразным считается передача архив документов со сроками хранения более трех.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, что вызывается спецификой данной документации приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять делах постоянного и временного свыше 10 лет хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Зачем нужны системы электронного документооборота В любой организации документооборот либо есть, либо его нет Базовые понятия и терминология 8 декабря. Понятие документооборота ограничивается движением документов конкретной организации 2 Каким бы 1 Понятие и принципы документооборота. Электронный документооборот Базовые понятия и терминология Делопроизводство комплекс мероприятий по организации документооборота сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и. Понятие документооборота Документооборот движение документов на предприятии от их создания или получения Принципы рациональной организации Принципы рациональной организации производственного процесса можно. Движение документов федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот В организации должен существовать только один канал.

Понятие и принципы организации документооборота Организация работы с документами организация документооборота, хранения и использования документов текущей деятельности учреждения.

The topic of document circulation is viewed in this article and is considered significant as the success of any organization depends on the correct choice of technology In modern conditions the work with documents should be improved to reach high management efficiency since every management decision is always based on service documents The organization of work with documents affects the performance of the administrative staff and work culture of managers The success of management activities in whole is largely dependent on the way of maintaining documentation Properly organized document circulation strengthens control functions of accounting, accelerates the drawing up of accounting reports and increases the efficiency of accounting Therefore, the accepted system of documenting should reflect the sufficiency of all the economic activities of an organization and facilitate the identification of hidden reserves The reflection of economic activities should be based not only on their legal form, but also on their economic content and business conditions To organize document circulation means to develop forms of primary documents, accounting registers and reporting forms other than standardized, to create a schedule of document circulation, to determine the mechanism of taking documents to accounting and to choose the system of document processing and the order of storage The documenting of business transactions is one of the distinguishing features of accounting as it allows monitoring economic processes Thus, the importance of the proper document circulation is obvious because it plays an important role in every pany Its improvement and proper control allow getting the necessary information to make different kinds of management decisions, but its misuse leads to financial and criminal liability.

Курсовая на тему Организация документооборота на примере конкретного предприятия. Карточки картотеке располагают по датам исполнения документов, каждому дню исполнения пределах месяца соответствует определенная ее ячейка Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов назначенный день для проведения над ними контрольных операций. Остальные рефераты Организация документооборота на примере конкретного предприятия, Курсовая работа. Организация документооборота это правила, соответствии с которыми должно происходить движение документов Организация. Исходящие Исходящий документ официальный документ, отправляемый из учреждения Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов например запросы другие организации. При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения Общий объем документооборота выражается дробью, числитель количество основных документов, знаменатель количество копий.

Индексация документов делопроизводстве это проставление их порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения составления и хранения. Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Совокупность работ по созданию документов, их регистрация, классификация, движение, учет и хранение называются делопроизводством. Научный подход к делопроизводству и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность организации, сокращаются затраты на функционирование аппарата управления. Функции делопроизводства можно определить количественными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации Такими параметрами будут объем документов или видов работ, проводимых единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или подразделение. Делопроизводство организациях проводится централизованной, децентрализованной и смешанной формах. При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением структурных подразделениях. Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть первая Федеральный закон от 30 11 1994 238 239 Российская газета 1994 08 декабря.

Оглавление Введение Понятие документооборота организации и его этапы Формы организации делопроизводства Унифицированная система организаци. Элементом обычного описания документооборота служит отдельный документ, потому объем документооборота определяется по совокупы документов, связанных единством времени и места возникновения системе. Обычно, аппарате управления мы сталкиваемся со сложным потоком документов Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена инстанции, при этом оно возможно окажется на любом уровне иерархической системы, независимо от предназначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы К примеру, задержка потока документов может быть этом случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др Для укрепления слабейшего звена нужно предугадать один из вариантов его разгрузки ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ. Принцип параллельности значит выполнение отдельных операций по обработке документа процессе его движения Основное предназначение этого принципа состоит сокращении времени на прохождение документа Параллельное выполнение отдельных операций существенно ускоряет как документооборот, так и выполнение документа целом.

Одно из общих требований организации документооборота экономия движении документов К примеру, заместо конкретного перемещения документов содержащуюся их информацию передают по телефону либо другими средствами оперативной связи Вправду, для чего добиваться, чтоб канцелярию учреждения приносили после выполнения документ, который будет подшит делах того либо другого структурного подразделения Для того, чтоб сказать данные об итогах его выполнения Об этом можно сказать по телефону и сделать подобающую отметку регистрационной карточке или передать экземпляр карточки с необходимыми отметками канцелярию Время от времени практике на документах пишут резолюции типа Прошу переговорить, Прошу зайти ко мне, адресуемые тому либо иному работнику А ведь проще, резвее и экономичнее вызвать таких случаях работника по телефону и дать ему нужные указания, не пуская документ практически лишний документооборот. Возможно Вам будут интересны работы похожие на Понятие документооборота и принципы его рациональной организации. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности. При создании документов используются средства документирования Ими могут быть.

Регистрационный номер документа 10 это условное обозначение, под которым документ введен информационнопоисковую систему организации Для внутренних документов например, приказов он обычно является порядковым номером дела с начала года Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа Порядок регистрации и конкретная структура индексов документа регламентируются внутренними инструкциями. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11 проставляется только на ответных письмах Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Место составления или издания документа 12 обязательно указываются том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации Целесообразно проставление этого реквизита на всех документах Место составления или издания указываются с учетом принятого административнотерриториального деления. Заголовок к тексту 17 является обязательным реквизитом для всех документов Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, точка конце не ставится Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос о чем или чего.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа В состав реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк, его личная подпись и расшифровка подписи инициалы и фамилия без кавычек и скобок. Гриф согласования 22, предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся проекте документа, располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. Основная цель унификации и стандартизации создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, повысит общую культуру управления. Унификация форм документов заключается отборе и закреплении унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения управления канцелярии, общего отдела и др Для обеспечения учета и полноценной информационнопоисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами командировках, на совещаниях и Цель первого этапа зафиксировать сам факт поступления документов при необходимости и время.

П М Керженцев и др были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. Регистрация документа запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются одном месте, единой для всей организации службе или у секретаря прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др, что позволяет значительно повысить качество их обработки. Порядок движения документов организации включает себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

К современным техническим средствам автоматизации информационно управленческой деятельности относятся. Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций. Система Дело настраивается соответствии со схемой документооборота любого предприятия учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам 11 Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании Интертраст. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work. Предназначена для работы с любыми типами файлов текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб страницами, аудио и видеофайлами, отсканированными изображениями и др Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления. Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Для большинства документов срок хранения устанавливается пределах 5 лет, а лицевые счета работников хранятся 75 лет Для хранения однородных документов заводятся дела соответствии с номенклатурой дел Номенклатура это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения Дело должно содержать не более 250 листов Дела размещаются закрывающихся сейфах или картотеках Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера Выдача дел другие организации разрешается руководителем Изъятие дел по требованию компетентных органов должно осуществляться только по письменному распоряжению, с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой дело на его место заверенной копии. Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ Понятие о документообороте Хранение документов. Собственные средства К ним относят 1 Уставный капитал сумма вкладов участников учредителей организации ее деятельнос. Двойная запись на счетах Сущность двойной записи на счетах заключается том, что каждую хозяйственную операцию разносят. Под влиянием хозяйственных операций Показать влияние хозяйственных операций на валюту бухгалтерского баланса Хозяйственные. Формы бухгалтерского учета Каждая организация ведет бухгалтерский учет по определенной форме Форма это одно из центра.

Журналглавная Это наиболее простая форма бухгалтерского учета Любая операция по первичному документу или группа одноро. Журнальноордерная форма На протяжении более трех десятилетий журнальноордерная форма была и пока остается наиболее распространен. Обобщая материал из разных источников, автор представляет виды документопотоков следующей таблице. Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации. Порядок движения документов организации закрепляется схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации приложение2.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс целом. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты структурных подразделениях Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется канцелярию для представления на рассмотрение руководству. При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. Исходящие документы оформляются двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых одном экземпляре Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса телефонограммы подшиваются дело На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления В организации деятельности и функционирования предприятия документооборот имеет очень большое значение на всех этапах деятельности предприятия Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как оформлении, так и полноте и ценности содержащейся них информации, увеличение сроков их обработки Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Автор работы пришел к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота Последнее достигается за счет обращения ряде случаев к бездокументным связям по телефону, личным переговорам Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство Организация правильного документооборота на предприятии обеспечит бесперебойную, слаженную работу всего коллектива, избавит предприятие от нерационального расходования средств и времени, позволит минимизировать риски налоговых санкций. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эту систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства. Совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных организации документов на верхнем поле документа проставляется отметка о контроле Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который своей резолюции определяет конкретный срок.

В 1931 году Институтом техники управления проекте Общих правил документации и документооборота была сделана первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота В данном проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов. Утвержденная 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения уточнила понятие документооборот, включив него и операцию подшивка документа дело Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение 15. Бумажные технологии, предполагавшие обращение бумажных документов составляли основу традиционного документооборота В большинстве российских офисов указанные документы создавались и перемещались с помощью печатных машинок, устаревших множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки. В настоящее время российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота. Следует так же отметить, что современный документооборот организации формируется из трех самостоятельных информационных потоков, по которым движутся внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Документопоток это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировальномножительной службой и др 14. Исследовав рисунок 1 можно сделать вывод, что на входе данного процесса входящий документ, а на выходе проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации Входящий документ это документ, поступивший учреждение. Внутренний документ официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы предприятия, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач пределах одной организации К внутренним документам относятся организационноправовые, организационнораспорядительные документы К самостоятельным группам внутреннего документооборота можно отнести протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка и 19 с 125 Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации и приказы руководителя организации. Организация работы с исходящими документами предприятия выглядит следующим образом. Объем документопотока измеряется физическим количеством документов Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота это количество документов, поступивших организацию и созданных ею за определенный период. Благодаря величине документооборота можно выполнить следующие действия. Документы, поступившие, организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции структурного подразделения общего отдела Схема 11 Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые Нерегистрируемые документы и документы с пометкой лично передаются по назначению В организации учреждении обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается Регистрируемые документы делятся на два потока 1 Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса 2 Документы адрес структурных подразделений. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана 1931 году Институтом техники управления проекте Общих правил документации и документооборота В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, все этапы обработки документов.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся них информация не отражается учетных регистрах Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся них информация заносится учетные регистры Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования учетном процессе расчет износа основных средств Комбинированные документы сочетают себе признаки распорядительных разрешительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления расходный кассовый ордер, расчетноплатежная ведомость на оплату труда. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 210х297мм и А5 148х210мм Допускается использование бланков формата А3 420х297мм и А6 105х148мм.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и должны заполняться только чернилами Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как таких документах легко стереть написанное и заменить его другим Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций полном соответствии с действительностью Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения его подлинности и правильности Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы этих пробелах не могло быть чтолибо вписано или дописано впоследствии В денежных документах чеках, кассовых ордерах и др сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, словами Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Заполнять документ на бланке а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется день их поступления Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают нужном количестве экземпляров. Документы регистрируются один раз В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии При этом внутренние документы должны регистрироваться день подписания или утверждения, входящие день поступления, исходящие день отправки. Из документа процессе регистрации регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения. Контроль играет важную роль системе документооборота Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся документе вопросов, охват всех контролируемых документов Контроль исполнения это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов установленные сроки. Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Расположение делах документов зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков. Архивы зависимости от объема и характера хранимого них материала подразделяются на центральный или общий и местные текущий. В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов прошлых лет В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода текущего года. Особенности документооборота условиях механизации автоматизации бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами. Бланки строгой отчетности должны храниться сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. С разрешения и присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения Копия акта направляется вышестоящей организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации с разрешения и присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Внедрение электронного документооборота основные цели, задачи, способы внедрения. Банковский документооборот на примере Якутского филиала 8603 Сбербанка России. Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии.

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи архив Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать Полно 1у отражения учете всех фактов хозяйственной деятельности Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован первичном документе, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция офрмлялась только одним документом, а ряд однотипных операций одним накопительным документом Например, перечисление налогов бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного груда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей ажур Пример организации документооборота предприятия приведен табл.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, свою очередь, обусловлено организацией документооборота организации фирме. В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов карточная и журнальная При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям подразделениям, отделам, что приводит к заметным потерям рабочего времени При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения Поэтому журнальная система используется небольших организациях с документооборотом до 1000 документов год Карточная система позволяет применить принцип однократности регистрации путем заполнения размножения необходимого числа карт на каждый документ под одним номером, из карт составляются картотеки дел Главный поисковый признак документа его содержа.

Структура потока описывается признаками, соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научносправочного аппарата по документам организации В значительной степени структура документопотоков соответствует функциональноцелевому назначению составляющих его документов. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов согласование, утверждение, ознакомление. Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем течение заданного периода Документы этого потока плановая, финансовая, статистическая и движутся организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства Практическая реализация этого положения нашла отражение составлении списков нерегистрируемых централизованно службе документационного обеспечения групп документов В их состав обычно включают.

Если количество документов по конкретной задаче не превышает 1020 год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов. Реферат на тему Организация документооборота на примере конкретного предприятия. Оглавление Введение 3 Глава 1 Понятие и развитие документооборота 5 1 1 Развитие документооборота 5 1 2 Понятие документооборота 7 Глава 2 Основны. Восходящие входные поступающие вышестоящие организации от подчинённых организаций. Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения направления архив или отправки из организации. Организация работы с документами это организация документооборота, использования и хранения документов нынешней деятельности учреждения. Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами это документооборот. Движение документов организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот. Организация передвижения документов важная часть процесса делопроизводства Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут прямым, время прохождения наименьшим Основное правило организации документооборота заключено оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.

Установить наибольшее единообразие последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов. Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств Но их отдельно считают от подлинных документов Итоги подсчета оформляют виде сводки, справки данных об объеме документооборота Их формы разрабатывает организация К примеру. Копирование страницы, переписывание полностью или частично приветствуется, только с активной ссылкой на источник Карта сайта. Государственная система документационного обеспечения управления Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения рассматривает только документооборот организации целом и соответственно входящих, внутренних и исходящих документов Вместе с тем может быть документооборот отдельного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации целом, фирмы, отрасли, государства. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Со срочными документами исполнитель знакомится до прохождения документами стадий обработки.

Передача документов из одного структурного подразделения другое осуществляется секретарями руководителей, через службу документационного обеспечения канцелярию или сотрудниками Но любом случае сведения о месте нахождения документа должны быть переданы службу документационного обеспечения и внесены информационнопоисковую систему. Движение документов организации с момента их создания или по лучения до завершения исполнения или отправления называется до кументооборотом. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значи тельно сокращает время на передачу информации и повышает надёж ность доставки Кроме того, если у вас принята автоматизированная си стема и полученные документы вводятся память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего вво да входящих бумажных документов память машины вручную или путём сканирования. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, наличие всех страниц документа и всех приложений Для факса так же проверяется как общее количество полученных стра ниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

 

© Copyright 2017-2018 - articles-study

 
Обращение к пользователям